A planilha virou sistema? Quando trocar por um software

Ela começou simples: uma lista de contratos, uma conta de comissão, um controle de chaves. Com o tempo ganhou abas, fórmulas, uma macro e uma senha. Hoje só uma pessoa sabe mexer, e a operação depende dela.

Planilha é uma ótima ferramenta para começar. O problema aparece quando ela vira o sistema da empresa sem ter sido pensada para isso.

Sinais de que a planilha passou do ponto

• Tem dono. Quando essa pessoa sai de férias, o processo para.
• Os dados são digitados duas vezes: no sistema e na planilha, porque um não conversa com o outro.
• Ninguém sabe qual é a versão certa. Há cópias por e-mail, com datas no nome do arquivo.
• Um erro de fórmula já custou dinheiro e ninguém percebeu na hora.
• Não dá para saber quem alterou o quê. E, se houver dado pessoal, isso também é um ponto de atenção na LGPD.

Sistema pronto ou sob medida?

Antes de pensar em desenvolver, vale olhar para os sistemas prontos. Se um deles resolve o processo com pouca adaptação, costuma ser o caminho mais rápido. Para a gestão de imobiliárias, por exemplo, o ponto de partida que indicamos é o Neat.

O sob medida faz sentido quando:

• o processo tem regras próprias que nenhum sistema pronto cobre sem gambiarra;
• é preciso ligar sistemas que não conversam entre si;
• adaptar o processo ao sistema pronto custaria mais do que construir a ferramenta certa.

Antes de qualquer software, o processo

Trocar a planilha por um sistema sem rever o processo costuma só mudar o problema de lugar. Por isso, nos nossos projetos, o desenho do processo vem antes da ferramenta: quem faz o quê, em que ordem e com que informação. Com isso claro, fica fácil ver se o caminho é um sistema pronto ou um sob medida.

Veja como a CBB desenvolve software sob medida e como redesenhamos processos.