Quem aprova o quê: pagamentos na imobiliária sem travar a diretoria

Em muitas imobiliárias, a diretoria lança, confere e libera cada pagamento. Funciona enquanto a carteira é pequena. Quando cresce, a diretoria passa o dia aprovando repasse, conta de condomínio e comissão, e o financeiro fica parado esperando.

O problema raramente é a pessoa. É a regra, que nunca foi escrita.

O caminho de um pagamento

Um fluxo de pagamentos organizado costuma seguir cinco passos:

1. lançamento no sistema de gestão;
2. emissão da ordem de pagamento;
3. inserção no banco;
4. aprovação;
5. conciliação pelo arquivo de retorno do banco.

O gargalo quase sempre está no passo 4: tudo depende da mesma pessoa.

Alçadas: quem aprova cada tipo de pagamento

A saída é separar os pagamentos por tipo e definir quem aprova cada um:

• Recorrentes e previstos, como repasses a proprietários, contas fixas dos imóveis e comissões já fechadas: aprovação do próprio financeiro. Eles já foram aprovados na origem, pelo contrato.
• Até um teto combinado, como manutenção de rotina e pequenos reparos: aprovação do gestor ou coordenador.
• Acima do teto, fora do padrão ou sem contrato, como reparo estrutural caro, acordo judicial ou fornecedor novo: aprovação da diretoria.
• Sempre com a diretoria, qualquer que seja o valor: pagamentos a partes relacionadas, devoluções a inquilinos e tudo o que fugir do padrão. É uma regra de controle contra erro e fraude.

Com isso, a diretoria olha só as exceções e os valores altos. Ela confere e aprova, em vez de executar.

E quando algo não bate?

Uma divergência pequena, como um valor sem identificação no extrato, não pode travar o fechamento do que está certo. O tratamento que costumamos desenhar tem cinco passos:

1. Detecção: a diferença aparece na conciliação.
2. Separação: o item vai para uma fila de pendências, longe do fechamento.
3. Um responsável: uma pessoa, e não a diretoria, investiga com o banco, o proprietário ou a seguradora.
4. Prazo: cada pendência tem prazo para ser resolvida, por exemplo 48 horas. O que passa disso sobe para o gestor.
5. Baixa e registro: resolvido, sai da fila, e a causa fica anotada. Exceção que se repete é sinal de processo a corrigir.

Por onde começar

Liste os pagamentos de um mês, agrupe por tipo e anote quem aprovou cada um. A distância entre quem aprova hoje e quem deveria aprovar mostra onde está o gargalo. Veja também como a CBB redesenha os processos da imobiliária.