Otimização de processos para imobiliárias
Mapeamos como o trabalho acontece hoje, redesenhamos o fluxo com a equipe e deixamos tudo por escrito, para o processo funcionar sem depender de quem está na mesa.
Onde a operação costuma travar
- A diretoria lança, confere e paga, quando deveria só aprovar.
- Cada pessoa faz o mesmo processo de um jeito, e ninguém escreveu como é o certo.
- Chamado de reparo chega por telefone, WhatsApp e e-mail, e se perde no caminho.
- Uma divergência no banco trava o fechamento do mês inteiro.
- Quando alguém sai ou muda de função, o processo vai embora junto.
- A equipe usa o sistema para registrar, mas controla de verdade numa planilha à parte.
O que você recebe
Cada processo trabalhado termina com seis entregas, pensadas para continuar valendo depois que o projeto acaba.
Cenário atual
O processo como ele é hoje, com os gargalos marcados: onde a informação trava, onde há papel e onde há retrabalho.
Fluxo proposto
O processo redesenhado, com o responsável de cada etapa e o que passa a rodar no sistema.
Plano de implantação
O que muda primeiro, quem faz e em que prazo, dentro do que a imobiliária consegue implantar agora.
Descritivo de procedimentos
A regra do processo, por escrito, para consulta e para tirar dúvida.
Resumo para a equipe
O passo a passo de bancada, um verbo por linha, que fica na mesa de quem executa e serve de treinamento.
Agenda do setor
Horários fixos para lançamentos, remessas, conferências e repasses, para a rotina não depender de lembrança.
Como funciona
- 1
Conversa e diagnóstico
Entrevistamos quem executa e quem decide, e mapeamos o processo como ele é.
- 2
Desenho
Montamos o fluxo proposto e combinamos com a imobiliária o cenário possível.
- 3
Procedimentos
Escrevemos o descritivo e o resumo, e ajustamos o sistema ao novo fluxo.
- 4
Implantação
Treinamos a equipe e acompanhamos as primeiras rodadas do processo novo.
As frentes mais comuns
Financeiro de locação e vendas
Contas a pagar e a receber, fluxo de pagamentos, conciliação pelo arquivo de retorno do banco e o tratamento do que não bate.
Reparos e manutenção
Chamados que entram direto no sistema e regras claras para acionar prestadores.
Mudança de funções
Quando alguém muda de cadeira, o processo é redesenhado para a diretoria conferir e aprovar, em vez de executar.
Rotina por blocos de tempo
Calendário semanal e diário por setor, com hora certa para cada tarefa repetitiva.
Um exemplo: quem aprova o quê
Em muitas imobiliárias, todo pagamento passa pela diretoria. Ela vira carimbadora e o financeiro espera. Uma das regras que desenhamos com frequência separa os pagamentos por tipo:
- Recorrentes e previstos (repasses, contas fixas dos imóveis, comissões já fechadas): o próprio financeiro aprova, porque já foram aprovados no contrato.
- Até um teto combinado (manutenção de rotina, pequenos reparos): aprova o gestor do setor.
- Acima do teto, fora do padrão ou sem contrato: sobe para a diretoria.
Com isso, a diretoria olha só as exceções e os valores altos, e o resto anda no prazo.
Perguntas frequentes
Precisa trocar de sistema para otimizar os processos?
Não. O processo é desenhado para rodar no sistema que a imobiliária já usa, com o mínimo de planilha paralela. Se o sistema for o gargalo, mostramos isso no diagnóstico.
Quanto tempo leva?
Depende de quantos setores entram no projeto e do tamanho da equipe. O prazo é combinado depois da primeira conversa, setor por setor.
A equipe precisa parar para participar?
Não. As entrevistas e os treinamentos são marcados em horários combinados com cada setor, sem parar a operação.
Vocês atendem só imobiliárias?
A maior parte dos projetos é com imobiliárias, incorporadoras, construtoras e administradoras de condomínio. Também atendemos empresas de outros setores.
Conte qual processo mais trava a sua imobiliária
Na primeira conversa, entendemos a rotina e indicamos por onde começar.