LGPD e fornecedores: o ponto que mais trava a adequação da imobiliária

Quando se fala em LGPD, a imobiliária pensa primeiro nos próprios arquivos: fichas, contratos, documentos de clientes. Mas boa parte dos dados de proprietários, inquilinos e fiadores sai da imobiliária todos os dias, para empresas que prestam serviço a ela.

Nos projetos de adequação que conduzimos, a lista de fornecedores com acesso a dados é quase sempre o que mais demora. Por isso ela deveria ser pedida já na primeira reunião, e não deixada para o fim.

Quem são esses fornecedores

Pense em todo mundo que recebe ou acessa dados pessoais por causa do trabalho da imobiliária:

• contabilidade e escritório de advocacia;
• seguradoras e empresas de análise de crédito;
• vistoriadores, fotógrafos e prestadores de reparo;
• sistema de gestão, site e ferramentas de atendimento;
• medicina ocupacional e plano de saúde dos colaboradores.

Pela LGPD, quando um fornecedor trata dados em nome da imobiliária, ele é operador, e deve seguir as instruções de quem decide sobre esses dados, o controlador (arts. 5º e 39). A lei também prevê responsabilidade pelos danos causados no tratamento, que pode ser solidária em algumas situações (art. 42). Por isso o vínculo com cada fornecedor precisa estar escrito.

O que fazer com cada fornecedor

A pergunta é simples: existe contrato, e ele tem cláusula de proteção de dados?

• Tem contrato com cláusula de LGPD: nada a fazer além de conferir se a cláusula está completa.
• Tem contrato sem cláusula: assinar um termo aditivo. Uma cláusula curta basta quando quase não há troca de dados (fotos, pequenos reparos, marketing). Quando a troca é relevante (contabilidade, seguro, vistoria, crédito, advogado, sistema de gestão), a cláusula precisa ser completa.
• Não tem contrato e troca muitos dados: firmar um contrato, já com a cláusula completa.
• Não tem contrato e troca poucos dados: um termo de compromisso resolve.
• A relação está acabando: registrar no encerramento que o fornecedor não vai manter arquivo dos dados.

Por onde começar esta semana

1. Liste todos os fornecedores que recebem ou acessam dados de clientes, colaboradores ou candidatos.
2. Para cada um, anote se há contrato e se ele tem cláusula de proteção de dados.
3. Separe em três grupos: em ordem, precisa de aditivo, precisa de contrato ou termo.
4. Comece pelos que recebem mais dados: contabilidade, seguro, crédito e sistema de gestão.

Os fornecedores são uma parte da adequação. O mapeamento dos dados, os documentos internos e o treinamento da equipe completam o trabalho. Veja como a CBB ajuda a imobiliária a se adequar à LGPD.

Conteúdo informativo, que não substitui a orientação jurídica para o caso da sua imobiliária. Referência: Lei 13.709/2018 (LGPD).